Şimdi İnşaax‘ta oluşturduğumuz bir bütçenin detay sayfasını detaylı bir şekilde birlikte inceleyelim. Daha önce bir bütçe oluşturduk, ister bu bütçeyi yeni oluşturmuş olalım isterse birkaç yıl önce oluşturmuş olalım, bu bütçenin detayına girdiğimizde, bütçenin oluşturulduğu tarihten bugüne kadar ilgili bütçe kalemine yapılan tüm işlemleri tek bir sayfada görmek mümkün.
Açılan sayfada yan yana iki grafik görüyoruz. Soldaki grafik, detaylarını incelediğimiz bütçe kaleminin bağlı bulunduğu çatı projenin içerisindeki tüm bütçe kalemlerinin, seçili yıldaki yatırım bütçesi tutarlarını gösteriyor.
Sağdaki grafik ise, incelediğimiz bütçe kaleminin seçtiğimiz yıldaki harcanan ve kalan tutarlarını gösteriyor. Grafiklerle ilgili bilgiler verirken özellikle “seçili yıldaki” ifadesini kullanıyorum. Sağ üst tarafta varsayılan olarak 2025 yılı görünüyor, ancak önceki yıllarda girilmiş veriler varsa, istediğimiz yılı seçerek geçmiş yıllara ait bütçe detaylarını da buradan görebiliriz. Örneğin, 2024 yılına ait bütçe verilerini görmek istersek, yıl seçim alanından 2024’ü seçtiğimizde, grafikler ve tüm veriler otomatik olarak 2024 yılına ait bilgileri gösterecek şekilde yenileniyor.
Sağ tarafta grafiklerin yanında, seçili yıldaki yatırım programında yayınlanan yatırım bütçesini, bu bütçeye yapılan likit aktarımını, ödenek aktarımını, varsa ek ödenek tutarını ve çok sık rastlanmasa da ek bütçe ya da bütçe kesintisi durumlarını görebiliyoruz. Tüm bu eklemeler ve kesintilerin toplamını yine aynı ekranda net olarak görmek mümkün.
Grafiklerin altında, seçili olan yıl için bütçenin gerçekleşme başarısını gösteren “başarı oranı” alanı bulunuyor. Birçok kurumda başarı kriteri bütçenin gerçekleşme oranıyla ölçülüyor, dolayısıyla bu oran oldukça önemli ve burada otomatik olarak güncelleniyor.
Başarı oranının altında ise farklı renklere sahip altı adet buton bulunuyor. Bu butonlar; içerisinde bulunduğumuz bütçeye yeni likit eklemek, yeni ek ödenek eklemek, ek bütçe eklemek, bu bütçeden bütçe kesintisi yapmak, bu bütçeden başka bir bütçeye ödenek aktarmak ve yeni yatırım bütçesi eklemek için kullanılıyor. Bu butonlara basıldığında açılan küçük pencerelerde yıl, tutar ve durum bilgileri girilerek kolayca yeni girişler yapılabiliyor.
Örneğin bu bütçeden başka bir bütçeye ödenek aktarmak istiyorsak, ödenek aktar butonuna basıyoruz. Küçük bir pencere açılıyor. Hangi sektördeki hangi projedeki ve hangi alt projedeki bütçe kalemine ne kadar ödenek aktarmak istiyorsak tutarı yazıp kaydet butonuna bastığımız zaman içerisinde bulunduğumuz bütçe kaleminin içerisinden yazdığımız tutar kadar ödeneği, seçtiğimiz DİĞER bütçe kalemine aktarmış oluyoruz.
Yatırım bütçesi ekle butonu omuzda bastığımız zamanda farklı bir videoda açıkladığımız gibi detaylarını incelediğimiz bütçeye yeni yatırım programı açıklandığında yeni yılda belirlenen yılı ödeneğini bu butonla ekliyoruz. Yatırım programı açıklandığında, mevcut bütçemize yeni bir yatırım bütçesi ödeneği eklendiğinde bu butona basarak o yatırım bütçesini olduğu gibi ilave ediyoruz.
Bu butonların hemen altında dosya yükleme alanımız bulunuyor. Likit, ek ödenek veya bütçe talepleriyle ilgili resmî yazılarımızı buraya yükleyebiliriz. Bu yazıları sisteme yükleyerek, ilerleyen süreçlerde hızlı ve kolay bir şekilde erişim sağlamak mümkün oluyor.
Sayfanın biraz daha aşağısında, detaylarını incelediğimiz bütçe kalemiyle ilişkili olan tüm ihale yani sözleşme dosyalarını görüntüleyebildiğimiz bir tablo yer alıyor. bu şu anlama geliyor bir bütçe kalemi içerisinden çok sayıda ihale dosyasına sözleşme dosyasına bütçe sağlayabiliyoruz bu bütçeye bağlı olan bütün dosyaları burada görmek mümkün. Buradan her dosyanın sözleşme bedelini, toplam ödenen tutarını, kalan tutarı, tahmini harcamayı ve o yıl yapılan ödemeleri net olarak görebiliyoruz.
Bu tablo ne işimize yarıyor hemen açıklamaya çalışalım. strateji bütçe başkanlığındaki yetkili uzmanlar bizlere zaman zaman, bir bütçe içerisinde kaç dosya var? Bu güne kadar toplam ne kadar para harcadık? daha ne kadar bu yıl harcanacak? şeklinde sorular soruyor. Bu tabloda doğrudan bu soruların yanıtlarını vermek saniyeler içerisinde mümkün. Örneğin bu soru bize sorulduğunda, hemen tabloya bakıp, bu bütçe içerisinden 2 farklı ya da 3 farklı işe hakediş ödeniyor, bunlarla ilgili toplamda bu yıl şu kadar ödeme yapmışız, kalan tutarımız da bu kadar, tahmini olarak şu kadar da harcama yapacağız, dolayısıyla bu bütçemizi bu yılki tutarını tamamen harcanacakmış gibi görüyoruz. ya da bu yıl bu bütçemizde şu kadar tutar kalacak gibi görünüyor cevaplarını anında vermemiz mümkün. bunun için strateji geliştirme Daire Başkanlığımızla ya da yapı işleri daire başkanlığındaki bütçe personeliyle uzun uzun görüşmeler yapıp Excel dosyaları arasında kaybolmamıza artık gerek yok.
Bu bilgiler sayesinde, bütçe yönetimi konusunda kurum içi ve dışındaki sorulara hızlıca yanıt verebilme imkânına sahip oluyoruz.
En altta ise bu bütçe kaleminin oluşturulduğu yıldan itibaren her yıl için açıklanmış olan yatırım bütçelerini, likit aktarımlarını, ek ödenekleri ve varsa bütçe kesintilerini tek tek görebildiğimiz detaylı bir tablo bulunuyor. Eğer burada herhangi bir hata görürsek, tutarın üzerine tıklayarak, tutarı değiştirip, “Enter“’a basıp otomatik olarak kaydedip doğrudan değiştirme imkânımız var. Ancak bütçe girdisini tamamen silmek yerine tutarı sıfırlamak daha doğru olacaktır, çünkü silme işlemi geri alınamaz ve verilerin tutarlılığını bozabilir.
Özetle, bu detay sayfası sayesinde bütçe giriş ve çıkışlarını, ödenek ve likit durumlarını, ek ödenekleri, kesintileri ve bağlı dosyaların tüm detaylarını tek bir ekranda görüntüleyebiliyor ve yönetebiliyoruz. Bu da bütçe yönetimini kurum içerisinde çok daha kolay, anlaşılabilir ve hızlı bir şekilde yapmamızı sağlıyor.
