İnşaax’ta bir dosya oluşturmadan önce teknik ve idari personelimizin sisteme tanımlanmış olması gerekiyor. Bu nedenle, personel tanımlama süreci oldukça önemli.
Personel ekleme işlemini gerçekleştirmek için üst menüden “Denetim Görevlileri” linkine tıklıyoruz. Açılan sayfada tüm personellerimizin yer aldığı “Personel Yönetimi” ekranına ulaşıyoruz.
Personel tanımlama işlemi, teknik ve idari personel olarak iki temel gruba ayrılıyor. Teknik personeller; mimarlar, mühendisler, tekniker ve teknisyenlerden oluşurken, idari personellerimiz idari işler şube müdürümüz, bütçe personelleri veya sekreterya gibi pozisyonlarda görev yapan çalışma arkadaşlarımızdan oluşuyor. İnşaax’a lisans sayınıza göre, dilediğiniz kadar personel tanımlaması yapabiliyorsunuz. Sistemdeki lisans sayısı, tanımlanabilecek personel sayısını belirliyor.
Teknik personeller tüm teknik süreçleri takip ederken ve dosya ve şantiyelerinize veri girerken, idari personellerinizden bütçe personeli strateji bütçe başkanlığı yatırım programını sisteme giriyor, tüm dosyaların hakedişlerini zamanı geldiğinde sisteme ekliyor. Bir diğer bütçe personeliniz olan idari personeliniz de doğrudan temin dosyalarınızı sisteme aktarıyor. Sekreteryanız ise idarecilerin ve tüm personelin toplantı, keşif, kabul, şantiye ziyareti gibi çok sayıda programını idare ajandasına kaydediyor. Her bir lisanslı personeliniz İnşaax’ta çok sayıda görev yürüterek idaremizin işlerini kolaylıkla takip etmenizi sağlıyor.
Personel ekranının en üstünde, faydalı istatistikler sunan iki grafik yer alıyor:
- Sol taraftaki grafik, idaremizde görev yapan teknik personelin mesleki dağılımını yüzdesel olarak gösteriyor. Bu grafik sayesinde hangi teknik alanda ne kadar personelimizin olduğunu kolaylıkla analiz edebiliyoruz.
- Sağ taraftaki grafik ise toplamda kaç teknik ve kaç idari personelimizin olduğunu, kurum ve yüklenici yetkilileri sayılarının dağılımını gösteriyor. Bu bilgiler, özellikle personel planlama ve yönetim açısından önemli ve değerli istatistiki verilerdir.
Sayfanın altında idaremizde yer alan tüm teknik ve idari personellerin listesini görüyoruz. Bu listede adı soyadı, mesleki disiplini, her bir mühendis ya da mimarın toplamda kaç dosyada görevli olduğu, en son ne zaman İnşaax’a veri girişi yaptığını, hatta hangi tarihte ve saatte hangi işlemi yaptığını görüyoruz. En sağdaki sütunda “aksiyon” bölümü var. Buradaki butonlardan her bir personelin özelliklerini ve yetkilerini düzenleyebiliyoruz. Ayrıca Daire Başkanı, Şube Müdürü, Rektör, Rektör Yardımcısı, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı gibi idarecilerin İnşaax’ta tanımlanması durumunda, tüm dosyalara erişebilmesi için hızlı ekleme opsiyonunu kullanabiliyoruz.
Sayfanın üst kısmında filtreleme seçenekleri mevcut:
- Açılır menüden tek seferde 10, 25, 50 veya 100 kişilik personel listesini tek bir sayfada görebiliyoruz.
- Sağ üst köşedeki arama kutusu sayesinde belirli bir personeli hızlıca bulabiliyoruz.
- Teknik personellerimizi mesleklerine göre (örneğin mühendis, mimar, teknisyen gibi) filtreleyip hızlıca listelemek mümkün. Bu işlemler saniyeler içinde gerçekleşiyor.
Personel tanımlama işlemi, kurumumuzun İnşaax lisans sayısı ile sınırlı oluyor. Yani kaç adet lisansımız varsa, sisteme en fazla o kadar personel tanımlayabiliyoruz.
İnşaax’ın bu sayfası, kurumumuzda görev alan tüm teknik ve idari personeli detaylı ve hızlı bir şekilde yönetebilmemizi sağlıyor, böylece iş süreçlerimizi daha etkin hale getiriyor.
