İnşaax’ta yeni bir dosya oluşturmak ya da mevcut dosyalarınızı listelemek için üst menüden Dosyalar linkine tıklamanız yeterli.
Burada ifade edilen “dosya” kelimesi, herhangi bir belge ya da klasörü değil, idaremizde yürütülen yapım işleri veya danışmanlık hizmetleri gibi sözleşme sonrası süreçlerin tamamını temsil ediyor. Yani aslında biz burada “iş” kavramını dosya olarak isimlendiriyoruz. Normalde de zaten iş ve dosya ifadeleri genelde paralel anlamda kullanılıyor.
Dosyalar linkine tıkladığımızda, detaylı bir ekran açılıyor. Açılan ekranın sağ üst bölümünde Yeni Dosya Oluştur butonu yer alıyor. Bu butona tıklayarak sisteme yeni bir iş ya da başka bir ifadeyle yeni bir dosya oluşturabiliyoruz.
Ekranda bu butonun hemen altında üç farklı grafik bulunuyor:
- Soldaki grafik, idaremizde bulunan dosyaların eğitim, sağlık ve kültür sektörlerine göre yüzdesel dağılımını gösteriyor. Bu sayede hangi sektörde kaç işimiz olduğunu anında görmek mümkün.
- Ortadaki grafik, bize tamamlanan ve devam eden işlerin yüzdesel olarak dağılımını sunuyor.
- Sağdaki grafik ise idaremizdeki, yapım işleri, doğrudan temin ve danışmanlık hizmet alımı gibi farklı türlerdeki işlerin sayısal dağılımını gösteriyor.
Grafiklerle sunulan bu veriler, hemen ölçebileceğimiz veriler değil, görmeye ve ölçmeye de alışık olmadığımız, ancak inşaax ile anında görebileceğimiz çok kıymetli verirler.
Bu grafiklerin altında ise tüm mevcut dosyaların detaylı bir listesi yer alıyor. Listede, dosyaların isimlerini, türünü (yani yapım işi, hizmet alımı veya doğrudan temin türleri), ait oldukları sektörü, bağlı bulundukları bütçe projesini ve bütçe alt projelerini kolaylıkla görebiliyoruz. Ayrıca, eğer dosyaya yüklenici atanmışsa, yüklenicinin adını da bu listeden görmek mümkün. Büyük işlerde değil de, doğrudan temin dosyalarını kimin yaptığı genelde unutulan bir husus çünkü çok sayıda doğrudan temin dosyamız olabiliyor ve her birini kim yaptı bilemeyebiliyoruz. Artık böyle bir sorunumuz yok. Hepsi gözümüzün önünde.
Listede bulunan dosya isimleri üç farklı renkte görüntüleniyor:
- Mavi renkteki dosyalar, devam eden ve görüntüleyen kullanıcının erişim yetkisine sahip olduğu dosyaları gösteriyor.
- Kırmızı renkteki dosyalar, tamamlanmış işleri ifade ediyor.
- Gri renkli, soluk görünen dosyalar ise, kullanıcının yetkisinin olmadığı, erişim sağlayamadığı dosyaları gösteriyor.
Yetkisi olmayan kullanıcılar listedeki bu dosyaların sadece isimlerini görebiliyor, ancak detaylarına erişim sağlayamıyor. Dosyalara tam erişim yalnızca kurum yetkilileri ve kurum yetkililerinin yetkilendirdiği kullanıcılar tarafından mümkün oluyor.
Yani mimarlar mühendisler gibi teknik personeller ancak ve ancak yapı denetim görevlisi olduğu dosyaların detaylarına erişim sağlayabilirler. Görevli olmadıkları dosyalara asla erişim sağlayamıyorlar. Birde tüm dosyalara erişim sağlayabilen detaylarını görüntüleyebilen kullanıcı grubu bulunuyor. Tüm dosyaların erişimine sadece kurum yetkilileri ve kurum yetkililerinin erişim izni verdiği kullanıcılar erişim sağlayabiliyor. Bu kişiler genellikle şube müdürleri oluyor. Aksi halde ve normal şartlarda inşaax sadece teknik personele sadece görevli oldukları dosyalara erişim sağlamasına izin veriyor. Zaten olması gerekende bu.
Dosya listesinin üst kısmında oldukça kapsamlı bir filtreleme alanı bulunuyor. Bu filtreler sayesinde dosyaları; dosya türüne, sözleşme türüne, (eğitim, sağlık ve kültür) sektörlerine, ihale türüne, yerleşkeye ve dosya durumuna göre ayrı ayrı ya da çeşitli kombinasyonlar halinde filtreleyebiliyoruz. Örneğin, eğitim sektöründeki devam eden işleri ya da kültür sektöründeki tamamlanmış ve aynı zamanda birim fiyatlı işleri hızlıca görüntüleyebiliyoruz. Yani birden fazla kırılımı aynı anda seçip bu bilgilere göre filtreleme yapabiliyoruz. İstersek, yalnızca belirli bir yerleşkedeki işleri de tek tıkla listeleyebiliyoruz. Bu filtre kombinasyonları sayesinde, yüzlerce hatta varsa binlerce dosya arasından aradığımız bilgilere saniyeler içinde ulaşabiliyoruz.
Örneğin, dosya türü açılır menüsünde “yapım işi”, “danışmanlık hizmet alımı”, “doğrudan temin” gibi seçenekleri kullanarak dosyalarımızı ayrı ayrı görebiliyoruz. Benzer şekilde, ihale türü filtresini kullanarak “açık ihale”, “belli istekliler arasında” veya “pazarlık usulü” gibi yöntemlerle gerçekleştirilen işleri kolayca bulabiliyoruz.
Dosya listelenmesini 5 faktöriyel kadar farklı kombinasyonda gözlemleyebiliyoruz neden bu kadar farklı kırımlar içeren bir görüntüleme sistemi sunuyoruz? Hemen onu da söyleyelim, çünkü bazı durumlarda farklı katılımlarda istatistiki bilgiler ve ihtiyaç duyulabiliyoruz, bu noktada bir saniyeden daha kısa bir zamanda çok farklı kategorilerde ki işlerimizi görüntüleyebiliyoruz, bu da inşaax’ın sunduğu etkin çözüm yöntemlerinden yalnızca bir tanesi.
Uzun liste içerisinden belirli bir dosyayı bulmak için ise arama kutusunu kullanmak yeterli. Dosyanın ismini yazmaya başlar başlamaz, henüz birkaç harf girmişken dahi aradığımız dosya anında görüntüleniyor.
İnşaax sayesinde idaremizin sahip olduğu tüm işlerin (yani dosyaların) detaylarına hızlı ve etkili bir şekilde ulaşmak, çeşitli filtrelerle analiz yapmak son derece kolay ve pratik.
