İnşaax’a yeni personel eklemek için üst menüde yer alan Denetim Görevlileri linkine tıklıyoruz ve açılan sayfada grafiklerin hemen altındaki Yeni Çalışan Oluştur butonuna basıyoruz.
Butona bastığımızda karşımıza küçük bir Yeni Çalışan Oluştur penceresi açılıyor.
Öncelikle kaydedeceğimiz personelin pozisyonunu açılır menüden seçiyoruz. Seçeneklerimiz firma yetkilisi, kurum yetkilisi, idari personel ve teknik personel olarak açılıyor.
Eğer kaydettiğimiz kişi idaremizde üst düzey yönetici ise kurum yetkilisi seçiyoruz. Bu durumda, İnşaax’ta tüm yetkiler otomatik olarak verilmiş oluyor.
Mimar, mühendis, tekniker veya teknisyen gibi teknik görevlerde çalışan personeller için teknik personel seçeneğini işaretliyoruz. Elbette bu seçenek en fazla kullanılan seçenek çünkü kurum yetkilisi sadece bir kişi olurken, tüm kontrol mühendisleri teknik personel kategorisinde yer alıyor.
İdari işler şube müdürü, bütçe personeli ya da sekreterya gibi görevlerde çalışan çalışma arkadaşlarımızı tanımlarken idari personel seçeneğini kullanıyoruz.
Eğer tanımlayacağımız kişi yüklenici firma adına yetkili biri ise firma yetkilisi seçeneğini seçiyoruz.
Pozisyonu seçtikten sonra, seçtiğimiz pozisyona göre ilgili mesleki disiplinini belirliyoruz. Ardından personelin adı ve soyadını ilk harfleri büyük, diğer harfleri küçük olacak şekilde muntazamca yazıyoruz. Bunun çok önemi yok ama ekranda düzgün görülmesi için söylüyorum.
Telefon numarasını başında sıfır olmadan ve rakamlar arasında boşluk bırakmadan giriyoruz. Bu çok önemli bir detay, çünkü İnşaax’ta iki faktörlü doğrulama özelliği bulunuyor. Kullanıcı, sisteme giriş yaparken mail adresi ve şifresini yazdıktan sonra cep telefonuna gelen kod ile giriş yapabiliyor. Bu nedenle telefon numarasının doğru girilmesi kritik öneme sahip.
Sonrasında kişinin e-posta adresini küçük harflerle ve elbette İngilizce karakterlerle yazıyoruz. Ardından kullanıcı için geçici bir şifre belirliyoruz. Kullanıcı sisteme giriş yaptıktan sonra bu şifreyi istediği gibi değiştirebilir. Ayrıca şifre alanının sağındaki göz ikonuna basarak yazdığımız şifreyi doğru yazıp yazmadığımızı görebiliriz.
Son olarak ve en önemli kısımlardan biri olan yetki tanımlamasını yapıyoruz. Burada, bütçe, dosya ve şantiye süreçleri, hakedişler, iş programı, şantiye defteri, karar defteri, görevler, ajanda, denetim görevlileri, yerleşkeler, yüklenici ve doğrudan temin modüllerine yönelik yetkiler belirleyebiliyoruz. Personelin yetkilerini görebilme, düzenleyebilme, silme veya veri girme şeklinde ihtiyaca göre detaylı olarak ayarlıyoruz.
Özellikle teknik personellere genellikle “görüntüleme” yetkisi verilirken, bütçe personeline bütçe modülünde tam erişim ve dosyalara hakediş girme, düzenleme veya silme gibi yetkiler veriyoruz. Bu doğru yetkilendirme sayesinde İnşaax’taki süreçleri inanılmaz verimli ve hızlı yönetebiliyoruz.
Tüm bu bilgileri eksiksiz doldurduktan sonra en altta bulunan “Oluştur” butonuna basıyoruz ve yeni personelimiz sisteme eklenmiş oluyor.
