İnşaax‘ın yerleşkeler modülüyle ilgili detaylı bilgiler paylaşmadan önce bu modüle neden ihtiyaç duyuyoruz önce kısaca bu konuyu tartışalım.
Üniversitelerde ya da belediyelerde, faaliyet gösterilen bölgelerin kaç tane olduğu bilgisine sahip olmak tabiki mümkün ancak, hizmet verilen yapıların ya da parsellerin listesini, teknik özelliklerini hemen görmek, kayıt tutmak maalesef demode ve kısmen ilkel yöntemlerle erişilebilir bilgiler.. Excel tabloları ya da yüzlerce sayfadan oluşan stratejik plan dokümanları bunlara örnek olarak gösterilebilir. Üstelik bu tür bilgiler de, sadece kaydı tutan bir kişiden alınabiliyor. Her ihtiyaç duyduğumuzda tekrar güncel halini istemek zorunda kalıyoruz. Bu durumda “anında bilgiye erişme” talebi ve beklentisi pek de karşılık bulmuyor.
İnşaax’ın Yerleşkeler Modülü, kamu kurumlarının (Çoğunlukla Üniversiteler ve belediyelerin), farklı bölgelerdeki yapı ve alan stoklarını yönetmek, daha düzenli, analiz edilebilir ve her yerden, anında erişilebilir hale getirmek için geliştirildi.
Bu modül sayesinde mevcut yerleşkeleri listeleyebilir, bina ve parsel istatistiklerini görüntüleyebilir ve gerektiğinde yeni yerleşkeler oluşturabiliyoruz.
Şimdi tüm bu işlemleri nasıl yapacağınızı adım adım birlikte inceleyelim.
Yerleşkeler sayfasına giriş yaptığınızda ekranda bizi üç önemli grafik karşılıyor.
Sol taraftaki grafik, her bir yerleşkedeki ihale dosyalarının dağılımını gösteriyor. Bu grafikten hangi yerleşkede kaç dosyamız varsa bunları görüntüleyebiliyoruz. Mouse ile grafik üzerinde gezindiğinizde her bir yerleşkedeki aktif ya da o yıl sonlanmış dosyalarınızın sayısını hemen görebiliyoruz. Bu dosyalar, yapım işleri, danışmanlık hizmet alımı işleri ve elbette doğrudan temin işlerinizi içeriyor. Bu durumda hangi yerleşkede çok az ya da fazla faaliyet gösterdiğimizi ya da hangi yerleşkeden çok fazla talep geldiği analizini de kolaylıkla yapabiliyoruz. Üstelik bu tür değerlendirmeler için hiç vakit harcamıyoruz.
Ortada bulunan grafik, sözleşme tutarlarının yerleşkelere göre nasıl dağıldığını gösteriyor. Sol grafikteki dosya sayıları bir bakıma belirli bir fikir veriyor elbette ama bu sayıların ağırlığı ya da başka bir deyişle yoğunluğunu ortadaki sözleşme tutarına göre yerleşkeler grafiği belirliyor. Aslında bu grafik, kurumunuzun yatırım programını yerleşkeler açısından nasıl şekillendirdiğini anlamak açısından oldukça önemli. Yatırım bütçenizden büyük oranda tutarlar ayırıp büyük projeler geliştirmediğimiz bir yerleşke için aslında çok sayıda doğrudan temin ile birçok farklı alanda farklı sorunları çözmüş ve ihtiyaçları gidermiş olabiliriz, ancak bu durumun çoğu zaman farkında dahi olmayabiliyoruz. Bu ve buna benzer durumları analiz edip anlayabilmek için, bu grafikler aslında bizlere çok yönlü veri sunuyor.
Hangi yerleşkeye ne kadar bütçe ayrıldığını ve finansal kaynakların nasıl dağıtıldığını görmek için bizlere güçlü bir analiz sunuyor. Özellikle kısa ve uzun vadeli planlamalar yaparken de bu grafiklerden faydalanabiliyoruz.
Sağ taraftaki grafik ise, içinde bulunduğumuz yıl içerisinde her bir yerleşkeye ne kadar harcama yapıldığını detaylandırıyor. Burada sözleşme tutarlarını, fiyat farklarını ve KDV dahil tüm harcamaları sadece yerleşke kırılımında görebiliyoruz. Bu grafiklerin her biri finansal yönetimi güçlendirmek için hazırlanmış olup, sunumlarda, breeflerde kullanılabilecek etkili veriler sunuyor. Tek bir bakışta yerleşkeler bazında yapılan harcamaları analiz etmekte mümkün ve işin güzel yanı, bu işlem sadece saniyeler alıyor.
Sayfanın alt kısmında, yerleşkelerin detaylı bir şekilde listelendiği tablo bulunuyor. Bu tabloda, İnşaax’a kaydettiğiniz tüm yerleşkeleri ve her bir yerleşkedeki bina ile parsel sayılarını net bir şekilde görebiliyoruz. Örneğin, en üst sıradaki yerleşkede toplamda 56 bina ve 199 parsel bulunuyor. Bina veya parsel yoğunluğunuzun yerleşke ölçeğindeki dağılımını görmek istersek bu sizin 10 saniyenizi alacak. Belirli bir yerleşkede kaç bina veya kaç parsel olduğunu görmek istiyorsak, bu tablo işimizi oldukça kolaylaştıracaktır.
Yeni yerleşke oluşturmak
Yeni bir yerleşke oluşturmak için, yani bu listeye farklı bir yerleşke daha eklemek için, ekrandaki “Yeni Yerleşke Oluştur” butonuna tıklamak yeterli. Açılan pencerede, yerleşke adı girildikten sonra iki farklı görsel ekleme seçeneği sunuluyor. Bu görsellerden biri, yerleşkeyi temsil eden genel bir tanıtım görseli olabilir. Eğer elinizde yerleşkenin drone görüntüsü veya Google Haritalardan alınmış bir vaziyet planı varsa, ikinci görsel olarak bunu ekleyebiliriz. Görseller opsiyonel olsa da, özellikle çok sayıda alan yöneten kurumlarda verileri daha iyi anlamak ve sunumlarda görselliği artırmak için oldukça faydalı oluyor.
Görsellerin yanı sıra bir de açıklama bölümü bulunuyor. Bu kısım, yerleşkeye dair önemli bilgileri kaydetmek için oldukça faydalı bir alan. Yerleşkenin özellikleri, konumu veya yerleşkeyi diğerlerinden ayıran nitelikli bilgi ya da bilgiler varsa, dikkat edilmesi gereken noktalar buraya yazılabilir. Sonrasında ihtiyacınız olduğunda bu bilgiler her an ulaşılabilir şekilde sistemde kalacaktır. Tüm veriler girildikten sonra “Yerleşke Oluştur” butonuna basıldığında, yeni yerleşke sisteme eklenmiş oluyor.
Mevcut yerleşkeyi düzenlemek
Mevcut yerleşkelerle ilgili düzenleme yapmak isterseniz, yerleşke listesindeki mavi “Düzenle” butonunu kullanabilirsiniz. Buradan isim, görsel veya açıklama gibi bilgileri güncelleyebilirsiniz.
Mevcut Yerleşkeyi silmek
Eğer bir yerleşkeyi sistemden tamamen kaldırmak isterseniz, kırmızı “Sil” butonunu kullanarak işlemi gerçekleştirebiliriz. Ancak, silme işlemi geri alınamaz, bu yüzden yalnızca gerçekten gereksiz olan, ya da kurumumuzdan başka bir kuruma devredilen ya da protokol ile kullanımınızdaysa veya kiralanan bir alan ise söz konusu süreler sona erdiğinde yerleşkeleri kaldırmak daha sağlıklı olacaktır.
Binalar ve parseller
İNŞAAX Yerleşkeler modülünde, sadece yerleşke yönetimi değil, aynı zamanda bina ve parsel yönetimi de yapılabiliyor. Sayfanın sağ üst bölümünde yer alan “Yeni Bina Oluştur” ve “Yeni Parsel Oluştur” butonları ile ilgili işlemleri gerçekleştirebiliriz. Bir bina eklemek için, öncelikle binanın hangi yerleşkeye ait olduğunu belirleyip ardından bina bilgilerini girmeniz gerekiyor. Benzer şekilde, bir parsel eklerken de hangi yerleşkeye ait olacağını seçip gerekli detayları sisteme kaydedebiliriz.
Bina ve parsel ekleme işlemleriyle ilgili daha detaylı bilgiye ihtiyacınız olursa, “Bina Oluşturma” ve “Parsel Oluşturma” eğitim videolarını izleyerek bu basit süreçleri adım adım öğrenebilirsiniz.
Yerleşkeler modülü, bina ve parsel yönetim süreçlerinizi tek bir ekranda düzenli ve erişilebilir hale getirerek, verilerinizi daha sistemli bir şekilde yönetmenize olanak tanıyor.
Grafiklerle desteklenmiş detaylı analizler sayesinde bütçeyi yerleşkeler ölçeğinde farklı bir perspektiften değerlendirebilir, yatırımlarınızın dağılımını net bir şekilde görebilirsiniz. Aynı zamanda, ihalelerin ve dolayısıyla çalıştığımız projelerin alan dağılımı yönelimlerini anlamak için de İNŞAAX güçlü bir araç sunuyor.
Yerleşkelerinizle ilgili güncel bilgilere her an ulaşabilmek, gerektiğinde düzenlemeler yapabilmek ve süreçlerinizi daha etkili bir şekilde yönetmek için bu modülü kullanabilirsiniz.
